Tilkynna skal stéttarfélagi hver hafi verið kosinn trúnaðarmaður og tilnefnir félagið hinn nýkjörna trúnaðarmann í starfið jafnframt því að tilkynna forráðamönnum viðkomandi fyrirtækis nafn þess sem tilnefndur var.
Rétt er að stéttarfélag tilkynni skriflega viðkomandi atvinnurekanda um kjör eða val trúnaðarmanna eftir að það hefur farið fram. Einungis þannig er tryggt að trúnaðarmenn verkalýðsfélaganna njóti verndar samkvæmt 11. gr. laga um stéttarfélög og vinnudeilur. Bréf um skipan trúnaðarmanns er eðlilegt að senda í ábyrgð eða láta atvinnurekanda staðfesta móttöku þess með áritun sinni á ljósrit. Er þá venjulega tilkynnt um skipan trúnaðarmanns til næstu tveggja ára, svo sem kjarasamningurinn kveður á um. Bréfið gæti verið svo hljóðandi: „Hér með tilkynnir (nafn stéttarfélags) að (nafn, heimilisfang og kennitala trúnaðarmanns) hefur verið valinn/kosinn trúnaðarmaður félagsins til næstu tveggja ára frá og með dagsetningu móttöku bréfs þessa að telja.“ Það er einnig dagsett og undirritað.
Dómar vegna tilkynninga
Í dómi Félagsdóms 3/1990 (IX:329) var deilt um uppsögn trúnaðarmanns. Atvinnurekandi hélt því fram að maðurinn væri ekki trúnaðarmaður í skilningi laganna um stéttarfélög og vinnudeilur og honum hefði aldrei verið tilkynnt um kosningu hans svo sem kjarasamningar geri ráð fyrir.
Jafnvel þótt hann hefði einhvern tíma verið kosinn trúnaðarmaður þá verði að endurnýja tilnefninguna á tveggja ára fresti samkvæmt ákvæðum kjarasamningsins. Félagsdómur komst að þeirri niðurstöðu að verkalýðsfélaginu hefði ekki tekist að sanna að maðurinn hefði verið trúnaðarmaður félagsins. Dómurinn tók fram að skrifleg tilkynning um tilnefningu um trúnaðarmann væri æskileg, en ekki nauðsynleg. Þessi dómur sýnir að nauðsynlegt er að vanda vel tilkynningar félaganna til atvinnurekenda um val eða kjör trúnaðarmanna.
Í Félagsdómi 1/2003 krafðist atvinnurekandi sýknu af kröfum um brot á ákvæðum laga um stéttarfélög og vinnudeilur um uppsagnarvernd trúnaðarmanna, á þeim grundvelli að starfsmanni sem sagt var upp störfum hafi ekki verið fullgildur trúnaðarmaður. Skylt hafi verið að leita samþykkis atvinnurekanda fyrir því að starfsmaður gegni trúnaðarmannsstöðu stéttarfélags á vinnustað, sbr. 1. mgr. 9. gr. laganna. Uppsögnin var tilkynnt viðkomandi starfsmanni í febrúar 2002. Í aðilaskýrslu formanns stéttarfélagsins kom fram að umræddur starfsmaður hefði verið kosinn trúnaðarmaður á fundi starfsmanna á árinu 1992 og hefði atvinnurekanda verið tilkynnt um það. Af hálfu atvinnurekanda voru ekki verið bornar brigður á þetta og samkvæmt gögnum málsins, þ.m.t. bréfaskriftum til stéttarfélagsins, var ljóst að atvinnurekandinn hafði litið á umræddan starfsmann sem trúnaðarmann stéttarfélagsins. Að þessu athuguðu þótti Félagsdómi haldlaus sú málsástæða að umræddur starfsmaður hafi ekki verið trúnaðarmaður samkvæmt 1. mgr. 9. gr. laga nr. 80/1938, enda stóðst ekki skilningur atvinnurekanda á þessu ákvæði í ljósi orðalags þess og greindra ákvæða kjarasamningsins.
