Nokkuð er um það að einstaklingar í eða við upphaf vinnuréttarsambands eru krafðir um sakavottorð eða upplýsingar um hvort viðkomandi hafi verið grunaður, kærður, ákærður eða dæmdur fyrir refsiverðan verknað sem forsenda fyrir ráðningu eða áframhaldandi starfi hjá atvinnurekanda.
Í 12. gr. laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, er fjallað um vinnslu upplýsinga um refsiverða háttsemi. Segir þar í 1. mgr. að stjórnvöld megi ekki vinna með slíkar upplýsingar nema það sé nauðsynlegt í þágu lögbundinna verkefna þeirra. Um einkaaðila segir í 3. mgr. að þeir megi vinna með þess konar upplýsingar hafi þeir aflað afdráttarlauss samþykkis hins skráða eða vinnslan sé nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi hins skráða. Þá þarf vinnsla þessara upplýsinga einnig að eiga stoð í 1. mgr. 9. gr. laganna, þar sem fram koma almennar vinnsluheimildir laganna. Verður að telja að það heyri til undantekninga að heimilt sé að krefja starfsmann eða umsækjanda um starf um sakavottorð svo löglegt sé.
Lög eða reglur
Samkvæmt þessu er heimilt að óska eftir sakavottorði starfsmanns eða umsækjanda um starf komi heimild til þess fram í lögum eða reglum settum af stjórnvöldum. Verða hér nefnd nokkur dæmi um þess háttar heimildir.
Í 3. mgr. 6. gr. laga nr. 90/2008, um leikskóla, kemur t.d. fram að við ráðningu á starfsfólki leikskóla skuli liggja fyrir sakavottorð eða heimild leikaskólastjóra til að afla upplýsinga úr sakaskrá. Sambærilegar heimildir koma fram í 3. mgr. 11. gr. laga nr. 91/2008, um grunnskóla og 4. mgr. 8. gr. laga nr. 92/2008, um framhaldsskóla. Ástæða þess að upplýsingar úr sakavottorði þurfi að liggja fyrir er að óheimilt er að ráða einstakling til starfa við leik-, grunn- eða framhaldsskóla sem hlotið hefur refsidóm fyrir brot á ákvæðum XXII. kafla almennra hegningarlaga.
Álík lagaheimild er í 2. mgr. 36. gr. barnaverndarlaga nr. 80/2002, þar sem óheimilt er að ráða þá til starfa, sem brotið hafa gegn umræddum kafla almennra hegningarlaga, hjá barnaverndaryfirvöldum eða á heimilum eða stofnunum skv. lögunum, hvort sem þau eru rekin af hinu opinbera eða einkaaðilum. Jafnframt segir að hafi umsækjandi verið dæmdur til refsingar fyrir önnur brot skuli meta áhrif þess á hæfni viðkomandi til að gegna því starfi sem um ræðir.
Þá stendur í 2. mgr. 21. gr. reglugerðar nr. 1277/2016, um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald að dyravörður skuli ekki hafa gerst sekur um ofbeldis- eða fíkniefnabrot á síðustu fimm árum. Leggja skuli fram sakavottorð því til staðfestu. Sé starfsmaður ráðinn til að sinna öryggisþjónustu, þ.m.t. eftirliti með lokuðum svæðum og svæðum opnum almenningi eða flutningi verðmæta, skal hann einnig afhenda atvinnurekanda sakavottorð, sbr. 1. mgr. 3. gr. reglugerðar nr. 340/1997, um öryggisþjónsutu.
Samþykki
Rétt er að árétta að efasemdir hafa komið fram um gildi samþykkis sem vinnsluheimildar í ráðningarsambandi, í ljósi þess að samþykki skuli vera bæði „óþvingað“ sem og veitt af „frjálsum og fúsum vilja“. Tekið er undir þetta sjónarmið enda verður að telja vafasamt að samþykki uppfylli skilyrði persónuverndarlaga eigi starfsmaður í hættu að verða sagt upp hafni hann umræddri vinnslu. Ber því að forðast að byggja beiðni um sakavottorð á samþykki einu og sér.
Þá hefur Persónuvernd fjallað um samþykki og nálgast má umfjöllun um það hér:
Lögmætir hagsmunir
Þá er ekki útilokað að óska megi eftir sakavottorði á öðrum grundvelli enda nefnir 3. mgr. 12. gr. laganna að einkaaðilar megi vinna með umræddar upplýsingar sé það nauðsynlegt í þágu lögmætra hagsmuna sem auðsjáanlega vega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins. Eru því þrjú skilyrði við því að uppfylla áskilnað ákvæðisins:
Í fyrsta lagi verður vinnslan að vera nauðsynleg.
Í öðru lagi verða hagsmunir atvinnurekandans fyrir vinnslunni að vera lögmætir.
Í þriðja lagi verða hagsmunirnir að vega auðsjáanlega þyngra heldur en grundvallarréttindi og frelsi starfsmannsins.
Bendir orðalag ákvæðisins til þess að ekki megi leika vafi um það að hagsmunir atvinnurekandans vegi þyngra í þessu samhengi.
Að lokum er rétt að vekja athygli á áliti Persónuverndar frá október 2014 þar sem fjallað er um þau sjónarmið sem huga þarf að við vinnslu á upplýsingum um sakavottorð og hugsanlegt samþykki þess er málið varðar. Málið varðaði reyndar ekki vinnuréttarsamband heldur kröfu leigusala um að leigjendur framvísi viðkvæmum persónuupplýsingum, þ.á.m. sakavottorði, en umfjöllun um réttmæti samþykkis sem grundvöll vinnslu í slíkum tilvikum má auðveldlega heimfæra yfir einstakling í ráðningarsambandi.
