1. Inngangur
Öll aðildarsamtök ASÍ hafa fullt frelsi um skipulag sitt og starfsemi að svo miklu leyti sem ekki fer gegn beinum ákvæðum laga ASÍ eða landslögum. Lög ASÍ geyma m.a. ákvæði um bann við félagsskyldu og búsetu skilyrðum, hámarks lengd kjörtímabila, árlega aðalfundi og ýmis ákvæði um fjármál og endurskoðun og á grundvelli 40. gr. hafa verið settar viðmiðunarreglur um bókhald og ársreikninga. Samkvæmt 4. gr. laga ASÍ er eitt af markmiðum ASÍ „Að stuðla að lýðræðislegu starfi allra aðildarsamtaka ASÍ í þágu félagsmanna og verkalýðshreyfingarinnar í heild.“ Miðstjórn ASÍ hefur tekið saman eftirfarandi leiðbeinandi viðmiðunarreglur um helstu réttindi og skyldur stjórnarmanna í aðildarsamtökum ASÍ og starfsmanna þeirra. Reglunum er ætlað að vera stjórnum og ráðum allra aðildarsamtaka ASÍ til leiðbeiningar í lýðræðislegri starfsemi sinni. Jafnframt ber að hafa í huga að setu í stjórn félagasamtaka jafnt og félaga, getur fylgt fjárhagsleg og persónuleg ábyrgð og því mikilvægt að stjórnarmenn séu vel upplýstir um réttindi sín og skyldur. Reglur þær sem hér eru settar fram eru óskuldbindandi enda geyma lög ASÍ ekki aðra heimild til setningu þeirra en fyrrgreint ákvæði 4. gr. laga sambandsins. Það er ætlun miðstjórnar ASÍ að þær geti orðið fyrirmynd að sjálfstæðum reglum aðildarsamtakanna. Drög að reglunum voru upphaflega samin samhliða viðmiðunarreglum um bókhald og ársreikninga stéttarfélaga og landssambanda en hlutu ekki afgreiðslu. Miðstjórn ASÍ taldi í upphafi árs 2009 ástæðu til að taka reglur þessar að nýju til umfjöllunar m.a. í ljósi umræðu um gagnsæa og opna stjórnsýslu allra stofnana og félagasamtaka sem fara með fé sem aflað er í skjóli laga og skipulagðar almannastarfsemi. Reglurnar taka til allra aðildarsamtaka ASÍ og með stjórnum þeirra er átt við stjórnir verkalýðsfélaga, landssambanda og stjórnir og ráð á þeirra vegum er starfa í umboði þeirra eða eru kjörnar í beinni kosningu þar með talin trúnaðarráð og stjórnir sjóða. Gert er ráð fyrir því, að nýjum stjórnar- og starfsmönnum verði kynntar reglur þessar, samhliða lögum og samþykktum viðkomandi félags, og þeim gert að undirrita yfirlýsingu um að þeir hafi kynnt sér efni þeirra.
2. Réttindi og skyldur stjórnarmanna
2.1. Mæting á fundi o.fl.
Stjórnarnarmanni ber skylda til að sækja alla boðaða fundi, nema lögmæt forföll hamli. Stjórnarmanni ber að sinna þeim störfum sem hann hefur verið kjörinn til eða stjórn felur honum og varða verkefni á viðkomandi stjórnstigi nema vanhæfi eða óviðráðanlegar ástæður hamli.
2.2. Afstaða til einstakra mála, hæfi o.fl.
Stjórnarmaður er einungis bundinn af landslögum sem og lögum þeirra félagseiningar sem hann sinnir stjórnarstörfum í, sannfæringu sinni um afstöðu til einstakra mála. Honum ber að gegna störfum af alúð og samviskusemi.
Um hæfi í einstökum málum fer skv. almennum hæfisreglum stjórnsýslulaga.
2.3. Aðgangur að gögnum
Stjórnarmenn í aðalstjórn hafa vegna starfa sinna aðgang að fjárhagslegum upplýsingum, skuldbindingum, fundargerðarbókum og skjölum stjórnar nefnda og ráða á vörslustað þeirra. Stjórnarmenn einstakra eininga hafa sambærilegan aðgang að gögnum sem tilheyra stjórnstigi þeirra.
2.4. Fundargerðir
Að jafnaði skal færa fundargerðir af fundum í þar til gerða fundargerðarbók. Heimilt er þó að færa fundargerðir rafrænt enda séu pappírseintök þeirra varðveitt með öruggum hætti.
Telji stjórnarmaður það nauðsynlegt á hann rétt á að athugasemdir og afstaða hans sé færð til bókar.
Fundargerðir stjórnar-, félags-, aðal- og ársfunda eða þinga skulu undirritaðar og staðfestar í samræmi við fundarsköp.
2.5. Réttindi og skyldur varamanna
Öll ofangreind ákvæði, nema annað sé sérstaklega tekið fram, eiga einnig við um varamann sem tekur sæti aðalmanns í forföllum hans. Taki varamenn reglulega þátt í störfum stjórnar fer um réttindi þeirra og skyldur með sama hætti og aðalmanna.
3. Um framkvæmdastjóra og starfsmenn
3.1 Almennt
Aðildarsamtökin geta ráðið sér framkvæmdastjóra og/eða aðra starfsmenn eða aðildarsamtök til þess að annast rekstur, framkvæmd ákvarðana sinna og til að sinna daglegum verkefnum. Skriflegir ráðningarsamningar skulu gerðir við alla starfsmenn.
Formaður stjórnar hefur með höndum daglega stjórn, undirbúning funda, annast framkvæmd ákvarðana og annarra málefna svo sem bréfasamskipti, samskipti við félagsmenn og atvinnurekendur.
Varaformaður er staðgengill formanns. Gjaldkeri hefur eftirlit með fjárreiðum félagsins en annast ekki bókun reikninga. Ritari ber ábyrgð á færslu fundargerða.
3.2 Laun stjórnarmanna
Laun og starfskjör formanns og annarra stjórnarmanna skulu ákveðin með formlegum hætti.
Þóknun vegna sérstakra, umfangsmikilla eða tímabundinna verkefna skal ákveðin með sama hætti.
3.3 Launanefnd stjórnar
Stjórn skal skipa sérstaka 3ja manna launanefnd sem fer með ákvarðanir um laun og starfskjör formanns og annarra stjórnarmanna. Nefndin skal jafnframt leggja til við stjórn almenna starfskjarastefnu félagsins vegna annarra starfsmanna.
3.4 Sé ráðinn framkvæmdastjóri
Við ráðningu framkvæmdastjóra skal stjórn fjalla um og ákveða starfssvið hans og valdheimildir. Í starfslýsingu skal m.a. fjallað um:
- Seturétt á stjórnarfundum, félags– og aðalfundum og hvaða réttindi framkvæmdastjóri fer með á þeim, þ.m.t. málfrelsi og tillögurétt.
- Undirbúning funda og framkvæmd ákvarðana og hvernig samráði skuli hagað í því efni við formann og/eða stjórn.
- Prókúru fyrir félagið og framsal hennar.
- Hvernig staðið skuli að undirritun skjala varðandi kaup og sölu fasteigna, lántökur og ábyrgðir, svo og önnur skjöl sem fela í sér skuldbindingar eða ráðstafanir sem samþykktar hafa verið í stjórn.
- Stjórnun á daglegri starfsemi, þ.m.t. starfsmannastjórn.
- Ráðningu annarra starfsmanna í samráði við formann og í samræmi við reglur stjórnar og heimiluð starfsgildi. Gerir við þá ráðningarsamning sem kveður á um starfssvið þeirra sem og ráðningarkjör enda falli þau innan samþykkts fjárhagsramma og starfskjarastefnu stjórnar félagsins. Sömu reglur gilda um slit ráðningarsamnings.
- Störf í þágu þriðja aðila, þ.m.t. setu í stjórnum og ráðum stofnana og fyrirtækja.
3.5 Starfskjör, réttindi og skyldur starfsmanna
Um starfskjör, réttindi og skyldur starfsmanna fer eftir ákvæðum kjarasamninga hverju sinni og ákvæðum ráðningarsamninga.
4. Siðareglur, þagnarskylda og persónuvernd
4.1 Setning almennra siðareglna
Stjórn skal setja starfsemi félags og starfsmönnum sínum og allra sjóða og fyrirtækja sem sinna starfsemi þess almennar samskipta og siðareglur.
4.2 Gjafir
Starfs- og stjórnarmönnum er óheimilt að þiggja eða sækjast eftir gjöfum eða fjármunum frá viðskiptavinum eða væntanlegum viðskiptamönnum sem á einn eða annan hátt tengjast starfi þeirra. Undanteknar eru jóla- og afmæliskveðjur, sem eru að fjárhagslegu verðmæti innan marka sem teljast algeng í slíkum tilvikum skv. nánari reglum stjórnar eða um er að ræða persónuleg tengsl sem ekki verða rakin til viðskipta við félagið.
4.3 Boðsferðir
Starfs- og stjórnarmönnum er óheimilt að þiggja boðsferðir af viðskiptavinum, innanlands sem utan, hvort sem um er að ræða skemmtiferðir, svo sem veiðiferðir og golfferðir, eða kynnisferðir vegna einstakra fyrirtækja eða viðskiptakosta. Undanteknar eru ferðir sem talið er að hafi upplýsingagildi fyrir félagið eða gera þá hæfari til að sinna hlutverki sínu. Í slíkum tilvikum skal metið af yfirmanni eða stjórn eftir atvikum hvort svo sé, enda greiði félagið sjálft kostnað við ferðina nema annað sé sérstaklega ákveðið og formleg heimild veitt til þess. Stjórn skal reglulega gerð grein fyrir öllum ferðum skv. framansögðu.
Í þeim tilvikum þegar um er að ræða ferðir sem standa stjórnarmanni til boða á vegum fyrirtækis sem hann starfar hjá og öðrum starfsmönnum stendur einnig til boða, gildir ofangreind regla ekki.
4.4. Þagnarskylda
Stjórnar- og starfsmönnum ber að gæta þagnarskyldu um það sem þeir kunna að verða áskynja í starfi sínu og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskyldan helst áfram eftir að látið er af störfum.
4.5. Meðferð persónuupplýsinga
Þegar unnið er með persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem rekja má beint eða óbeint til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, í starfsemi stéttarfélaga eða sjóða á þeirra vegum skal með þær upplýsingar farið skv. lögum um persónuvernd þ.m.t. hvað varðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir til að vernda þær gegn óleyfilegum aðgangi, ólöglegri eyðileggingu og gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni.
Slíkra upplýsinga skal einungis aflað í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, þær ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi og þess gætt að afla ekki eða óska eftir frekari upplýsingum og gögnum en nauðsynlegt er hverju sinni. Með vinnslu er t.d. átt við söfnun, skráningu, geymslu, breytingar, leit, miðlun, dreifingu eða aðrar aðferðir til að gera upplýsingarnar tiltækilegar.
Ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar, t.d. um heilsuhagi, skal aflað sérstakra, ótvíræðra og skriflegra yfirlýsinga um heimild til vinnslu þeirra. Þær upplýsingar sem teljast viðkvæmar í skilningi laga og varðað geta félagsmenn og starfsemi stéttarfélaga eru:
- Upplýsingar um uppruna, litarhátt, kynþátt, stjórnmálaskoðanir svo og trúar- eða aðrar lífsskoðanir.
- Upplýsingar um hvort maður hafi verið grunaður, kærður, ákærður eða dæmdur fyrir refsiverðan verknað
- Upplýsingar um heilsuhagi, þ. á m. um erfðaeiginleika, lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun
- Upplýsingar um kynlíf manna og kynhegðan
Þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita persónuupplýsingar skal eyða þeim. Málefnaleg ástæða til varðveislu upplýsinga getur m.a. byggst á fyrirmælum í lögum eða á því að enn sé unnið með upplýsingarnar í samræmi við upphaflegan tilgang með söfnun þeirra.
5. Sjóðir og hlutverk þeirra
5.1 Meginreglur
Verkalýðsfélög og landsambönd mynda að jafnaði þrjár megin rekstrareiningar eða sjóði en það eru félagssjóður, sjúkrasjóður og orlofssjóður. Hver þessara rekstrareininga byggir tekjugrunn sinn á ákvæðum kjarasamninga og laga um starfskjör launafólks og skyldutryggingu lífeyrisréttinda nr. 55/1980.
Hlutverk hverrar rekstrareiningar sem mynduð er með sértekjum eða framlagi frá einhverri af megin rekstrareiningum félags ber að skilgreina í reglugerð, samþykktum eða starfsreglum.
Nánar er mælt fyrir um starfsemi stéttarfélaga og sjúkrasjóða í lögum ASÍ og fyrirmyndarreglum um lög og reglugerðir þeirra.
5.2 Tryggingar og ábyrgðir
Allar skuldbindingar og veðsetningar ber að leggja fyrir stjórn á viðkomandi stjórnstigi til samþykktar. Eigi má stjórn veðsetja öðrum tekjur einstakra rekstrareininga eða eignir þeirra umfram 30% af markaðsvirði.
Eigi má binda einstakar rekstrareiningar í ábyrgðir vegna skuldbindinga annarra, umfram það sem lög eða reglugerðir félagsins sjálfs heimila, með þeim takmörkum sem að framan greinir. Prókúruhafa félags er þó heimilt fyrir hönd félagsins að ábyrgjast með framsalsáritun greiðslu viðskiptaskjala sem félagið hefur eignast á eðlilegan hátt í tengslum við daglegan rekstur þess.
5.3 Félagssjóður
Félagssjóðir og sambandssjóðir standa undir því sameiginlega starfi sem unnið er og þeim kostnaði sem félagið ber af aðild sinni að landssambandi eða heildarsamtökum launafólks.
Félags- og sambandssjóðir heyra beint undir félags- eða sambandsstjórn og í lögum og reglugerðum er að finna nánari ákvæði um ráðstöfun til einstakra verkefna.
5.4 Sjúkrasjóður
Sjúkrasjóður er samtryggingarsjóður þeirra sem greitt er sjúkrasjóðsiðgjald af. Megin hlutverk sjóðsins er að greiða sjóðfélögum launatap vegna veikinda eða slysa eftir að greiðslum samkvæmt kjarasamningi lýkur.
Sjúkrasjóður heyrir beint undir stjórn félagsins eða sérstaka stjórn og um hann gildir sérstök reglugerð.
5.5 Orlofssjóður
Orlofssjóði er ætlað að stuðla að töku orlofs þeirra sem greitt er orlofssjóðsiðgjald af. Orlofssjóður getur þannig staðið fyrir uppbyggingu og rekstri orlofshúsa til endurleigu eða styrkt sjóðsfélaga á annan hátt til töku orlofs.
Orlofssjóður heyrir beint undir stjórn félagsins eða sérstaka stjórn og um hann gildir sérstök reglugerð.
5.6 Vinnudeilusjóður
Vinnudeilusjóði er ætlað að styðja félagsmenn fjárhagslega, missi þeir laun vegna löglega boðaðrar vinnustöðvunar félagsins eða löglega boðaðs verkbanns atvinnurekenda sem gera kjarasamning við félagið.
Vinnudeilusjóður heyrir beint undir stjórn félags eða sérstaka stjórn og um hann gildir sérstök reglugerð.
6. Bókhald og reikningsskil
6.1 Almennt
Stjórn verkalýðsfélags ber ábyrgð á fjárreiðum, bókhaldi og því að saminn sé ársreikningur af löggildum endurskoðenda sem leggja skal fyrir árlegan aðalfund til samþykktar.
Um bókhald og ársreikninga stéttarfélaga og landssambanda ASÍ gilda sérstakar reglur settar samkvæmt 40 gr laga ASÍ.
6.2 Fjárhagsáætlun
Til að hafa heildaryfirsýn yfir fjármál er æskilegt að gera fjárhagsáætlun fyrir hvert rekstrarár og leggja hana fyrir stjórn eigi síðar en fyrir lok janúarmánaðar.
Við gerð fjárhagsáætlunar ber að sýna tekjuöflun, ráðstöfun fjármuna, framkvæmdir og fjármálastjórn á viðkomandi reikningsári Við gerð fjárhagsáætlunar ber einnig að hafa hliðsjón af fjárhagslegri stöðu hverrar rekstrareiningar fyrir sig.
Stjórn ber að gæta þess svo sem kostur er, að heildarútgjöld fari ekki fram úr heildartekjum á hverju reikningsári.
Í fjárhagsáætlun skal koma fram efnahagur í upphafi árs og áætlun um efnahag við lok árs, auk áætlaðra fjármagnshreyfinga.
Form fjárhagsáætlunar skal vera í samræmi við form ársreiknings.
6.3 Ársreikningur
Semja skal ársreikning fyrir félagið í heild, einstakar rekstrareiningar þess eða stofnanir og fyrirtæki samkvæmt lögum, reglum og góðri reikningsskilavenju.
Gera skal sérstaka grein fyrir verulegum skuldbindingum til lengri tíma í ársreikningi Ársreikning ber að endurskoða af löggiltum endurskoðanda, í samræmi við góða endurskoðunarvenju Með endurskoðuðum ársreikningi ber að fylgja endurskoðunarskýrsla sem leggja á fyrir stjórn.
Ársreikningur á að sýna glöggt yfirlit um rekstur og framkvæmdir á reikningsárinu og efnahagsreikning í lok reikningsárs ásamt skýringum Í ársreikningi ber að sýna meginniðurstöðu fjárhagsáætlunar reikningsársins, hafi stjórn samþykkt gerð hennar til samanburðar ásamt yfirliti um fjárhagslegar skuldbindingar félagsins.
Sérstakar viðmiðunarreglur gilda um bókhald og ársreikninga stéttarfélaga og landssambanda.
6.4 Endurskoðun ársreiknings
Aðalfundur, ársfundur eða þing, allt samkvæmt reglum hvers félags, velur félaginu löggiltan endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki sem vinna ber að endurskoðun.
Endurskoðanda félagsins ber að haga störfum sínum í samræmi við lög og reglur og góðar endurskoðunarvenjur í samræmi við fyrirmyndarreglur ASÍ varðandi bókhald og endurskoðun.
Með endurskoðun sinni ber honum að komast að rökstuddri niðurstöðu um áreiðanleika ársreiknings og ganga úr skugga um að fylgt hafi verið ákvæðum laga, reglna og samþykkta um meðferð fjármuna hverrar rekstrareiningar.
6.5 Skoðunarmenn
Ef ákvæði er í lögum aðildarsamtaka um kjörna skoðunarmenn skal kynna þeim ársreikninga og skýrslu löggilts endurskoðana tímanlega fyrir áritun ársreiknings.
Skoðunarmenn skulu í áritun sinni staðfesta að þeir hafi yfirfarið ársreikninginn og jafnframt greina frá niðurstöðum, ábendingum og upplýsingum sem þeir telja að eigi við og ef við á um það sem þeir telja að hafi farið úrskeiðis í starfsháttum eða stjórnsýslu.
Aðal- og varamenn í stjórnum, sem og starfsmenn félags eða rekstrareininga eru ekki kjörgengir sem skoðunarmenn.
6.6 Áritun ársreiknings
Stjórn félags ber ábyrgð á fjármálum þess og þess vegna undirritar hún ársreikning og leggur hann fram á aðalfundi Ef starfandi er framkvæmdastjóri undirritar hann einnig ársreikninginn.
Áritun endurskoðanda felur í sér yfirlýsingu um að hann hafi verið endurskoðaður og saminn í samræmi við ákvæði laga um ársreikninga og laga og reglna viðkomandi rekstrareiningar Endurskoðandi lætur enn fremur í ljós skriflegt álit sitt á ársreikningnum og greinir frá niðurstöðu endurskoðunar sinnar að öðru leyti.
Ábendingar og athugasemdir, sem endurskoðandi og/eða skoðunarmenn vilja koma á framfæri við félagsstjórn eða framkvæmdastjóra félagsins, ber að setja fram skriflega og aðilum veittur hæfilegur frestur til svara.
Ef endurskoðanda og/eða skoðunarmönnum þykir ástæða til, gera þeir tillögur til félagsstjórnar um endurbætur varðandi meðferð fjármuna hjá félaginu, um breytingar á innra eftirliti, stjórnsýslu og öðru því sem þeir telja að geti verið til bóta í rekstri félagsins.
Stjórn skal varðveita á öruggan hátt öll gögn um endurskoðunina og samskiptin við endurskoðanda og skoðunarmenn.
Endurskoðanda og skoðunarmönnum er ekki heimilt að gefa óviðkomandi upplýsingar um hag félagsins, stofnana þess eða fyrirtækja, né annað það er þeir komast að í starfi sínu.
6.7 Afgreiðsla stjórnar á ársreikningi
Ársreikning ber að fullgera, endurskoða og hafa tilbúinn til afgreiðslu í stjórn og á aðalfundi fyrir lok maímánaðar Stjórn skal taka til umfjöllunar og afgreiðslu álit, greinargerðir og tillögur endurskoðanda og skoðunarmanna fyrir þessi tímamörk.
Samþykkta ársreikninga félags ber að senda skrifstofu ASÍ fyrir lok júnímánaðar ár hvert, ásamt greinargerð endurskoðanda og skoðunarmanna.
Vanræki stjórn að afgreiða eða skila ársreikningum sínum innan tilskilins frests, ber miðstjórn ASÍ að bregðast við í samræmi við starfsreglur sínar þar að lútandi, en senda jafnframt öllum stjórnarmönnum bréf þar sem tilgreint er að ekki hafi verið staðið við ákvæði reglna ASÍ um gerð og skil á ársreikningum.
Samþykki aðalfundar á ársreikningi felur í sér endanlega afgreiðslu þeirra og þeirra félagslegu ákvarðana sem eru forsendur hans.
Staðfest í miðstjórn ASÍ 7.10 2009