I. Kafli – Bókhald og áætlanagerð

1. gr. Skilgreiningar

Aðildarsamtök: Í reglugerð þessari merkir hugtakið aðildarsamtök, landssambönd, öll félög einstakra sambanda og félög með beina aðild að ASÍ Hugtakið aðildarfélög merkir öll félög einstakra sambanda og félög með beina aðild.

Rekstrargrunnur: Samkvæmt rekstrargrunnsreglu eru gjöld færð þegar til þeirra er stofnað, hvort sem þau hafa verið greidd eða ekki. Með hliðstæðum hætti eru tekjur færðar þegar til þeirra er unnið, hvort sem þær hafa verið innheimtar eða ekki. Með rekstrargrunnsreglu fæst betri mæling á afkomu en þegar miðað er við innheimtu tekna og útborganir gjalda. Hið sama gildir um mælingu á efnahag og skýrari mynd fæst af eignum og skuldum.

Rekstrareining: Bókhaldslega aðskilinn þáttur í starfsemi og rekstri hvort sem um er að ræða fjárhagslega sjálfstæða einingu eða ekki.

Starfsdeild: Starfsleg eining innan rekstrareiningar sem sinnir sérstökum verkefnum.

Stofnanir aðildarsamtakanna: Rekstrareiningar sem lúta sérstakri stjórn eða hafa sér lög / reglugerð um starfsemi sína.

Þjónustueining: Rekstrareining sem að hluta eða öllu leyti er fjármögnuð með sértekjum eða þjónustugjöldum (svo sem sameiginleg þjónustuskrifstofa) skal hafa aðskilinn rekstrarreikning.[1]

Fyrirtæki aðildarsamtakanna: Fjárhagslega sjálfstæðar rekstrareiningar sem falla undir skilgreiningu sem rekstraraðili samkvæmt lögum um bókhald, nú lög nr. 145/1994 eða lögum um hlutafélög, nú lög nr. 2/1995.

Samstæða: Samanlagðir ársreikningar allra sjóða og fyrirtækja er viðkomandi aðildarsamtök eiga aðild að, þar sem innbyrðis staða og millivelta hafa verið nettuð út en sýnd í millireikningi.

Stofnverð: Kostnaðarverð mannvirkja og annarra varanlegra rekstrarfjármuna.

2. gr. Uppbygging ársreikninga

Aðildarsamtök ASÍ færa bókhald samkvæmt lögum um bókhald eins og þau eru á hverjum tíma, nú lög nr. 145/1994.

Þau byggja upp bókhald og ganga frá ársreikningi samkvæmt rekstrargrunnsreglu fyrir hvert reikningsár og lögum um ársreikninga eins og þau eru á hverjum tíma, nú nr. 3/2006 og reglugerð um framsetningu og innihald ársreikninga og samstæðureikninga, eftir því sem við á.

3. gr. Bókhald aðildarsamtakanna, skyldra aðila og fyrirtækja

Aðildarsamtökin og allar skilgreindar rekstrareiningar, stofnanir, og fyrirtæki þeirra, hér eftir nefnd félögin, eiga að haga bókhaldi sínu á skýran og aðgengilegan hátt.

4. gr. Flokkun og greining í bókhaldi

Flokka skal og greina tekjur og gjöld, eignir og skuldir í bókhaldi, þannig að upplýsingar úr því séu í samræmi við reglugerð þessa og tilvitnuð lög.

5. gr. Skipting á beinum rekstrarkostnaði

Í bókhaldi á að leggja áherslu á að leiða fram beinan rekstrarkostnað einstakra rekstrareininga á reikningsárinu.

Gera ber reikninga fyrir hlutdeild í sannanlegum beinum rekstrarkostnaði svo og vöru og þjónustu, sem einstakar rekstrareiningar fá frá öðrum rekstrareiningum. Reikningar þessir eiga ekki að nema hærri fjárhæð en sem nemur sannanlegum kostnaði vegna viðkomandi rekstrarþáttar og þeir eiga að vera færðir í bókhaldi viðkomandi rekstrareiningar.

6. gr. Skipting á sameiginlegum rekstrarkostnaði

Sameiginlegan rekstrarkostnað, þ.e. kostnað sem ekki telst til beins rekstrarkostnaðar einstakra rekstrareininga, á að færa á sérstakan málaflokk í bókhaldi þeirra. Til frádráttar á sama málaflokk á að færa reikninga sem gerðir eru vegna hlutdeildar rekstrareininga með sjálfstætt reikningshald í sameiginlegum rekstrarkostnaði. Reikningar þessir eiga ekki að vera hærri en sem nemur sannanlegu kostnaðarverði og þeir eiga að færast í bókhaldi viðkomandi rekstrareiningar.

7. gr. Rekstur þjónustueininga

Bókhald á að leiða fram með glöggum hætti tekjur og gjöld þeirra rekstrareininga sem fjármagnaðar eru af sérgreindum tekjum eða með þjónustugjöldum. Sérstaklega ber að gæta þess að tekjur af þjónustugjöldum reynist ekki umfram heildarkostnað rekstrareininga, þegar til lengri tíma er litið.

8. gr. Eignaskrá

Til að halda utan um rekstrarfjármuni ber að halda sérstaka skrá um þá hluti sem ekki eru færðir meðal eigna í bókhaldi. Eignaskráin skoðast sem hluti af bókhaldsgögnum.

9. gr. Ábyrgða- og skuldbindingaskrá

Til að hafa heildaryfirsýn yfir allar fjárhagsábyrgðir og þær skuldbindingar sem teknar hafa verið samkvæmt lögum og eigin reglum og ekki eru færðar meðal skulda í bókhaldi, ber að skrá þær sérstaklega um leið og þær hafa verið samþykktar. Í skránni á að koma fram hvenær stofnað var til viðkomandi ábyrgðar eða skuldbindingar, í hve langan tíma og hverjum hún er veitt. Þegar ábyrgð eða skuldbindingu lýkur, skal það fært í viðkomandi skrá. Skrá þessi skoðast sem hluti af bókhaldsgögnum og hana ber að tilgreina í reikningum.

10. gr. Fjárhagsáætlun

Í fjárhagsáætlun er gert ráð fyrir að fram komi allir helstu tekju- og rekstrarliðir og að henni sé hagað á þann hátt, að hún gefi glögga mynd af áformum um tekjur, rekstur, framkvæmdir og efnahag. Þannig framsett fjárhagsáætlun er meginregla um tekjuöflun, ráðstöfun fjármuna og fjármálastjórn í heild á viðkomandi reikningsári.

Ef samþykkt er að gerð skuli og lögð fram fjárhagsáætlun skal hún lögð fyrir stjórn til samþykktar árlega.

Fjárhagsáætlun miðist við annað af tvennu, starfsár stjórnar eða reikningsár og er hún þannig uppsett og unnin, að gerð er sérstök áætlun fyrir hverja rekstrareiningu fyrir sig, sem síðan er dregin saman í eina megináætlun.

Haga skal áætlanagerð þann hátt, að hún gefi glögga mynd af áætluðum iðgjaldatekjum, rekstrarkostnaði og framkvæmdum sem áætlað er að fara í á því tímabili sem áætlunin nær til.

Við gerð fjárhagsáætlunar ber að hafa hliðsjón af fjárhagslegri stöðu í heild þ.m.t. allra rekstrareininga og fyrirtækja. Stjórn ber að gæta þess svo sem kostur er að heildarútgjöld hverrar rekstrareiningar fyrir sig fari ekki fram úr heildartekjum hennar. Form fjárhagsáætlunar sé í samræmi við form ársreiknings.

11. gr. Fjárfestingarstefna

Móta skal fjárfestingarstefnu í heild eða fyrir einstakar rekstrareiningar, skal hún lögð fram í stjórn til samþykktar árlega og til kynningar á aðalfundi. Fjárfestingarstefnan byggi á lögum félagsins og taki mið af þeim kjörum sem best eru boðin á hverjum tíma, með tilliti til ávöxtunar og áhættu.

Við mótun fjárfestingu bera huga sérstaklega að því að breyta megi fjárfestingum í laust fé á tiltölulega skömmum tíma gerist þess þörf.

Góð og traust fjárfestingarstefna byggist m.a. á því:

að skuldabréf séu stöðluð og tryggð með veði í fasteign að hámarki 65% af metnu markaðsvirði, nema þegar um er að ræða sérhæft atvinnuhúsnæði. Þá er æskilegt hámark 35%. Þessi regla á hins vegar ekki við um félög sem stofnuð eru utan um ákveðna þætti í starfsemi aðildarsamtaka.
að við fjárfestingu í hlutabréfum fyrirtækja séu sett mörk á það hversu mikið af heildar eign félags megi vera í hlutabréfum. Hlutabréf í óskráðum fyrirtækjum ættu t.d. aldrei nema hærri upphæð en sem nemur 15% af heildareign í hlutabréfum. Einnig er æskilegt að hámark sé sett á eignarhluta í einstökum hlutafélögum. Þessi regla á hins vegar ekki við um félög sem stofnuð eru utan um ákveðna þætti í starfsemi aðildarsamtaka.
að við fjárfestingu í hlutdeildarskírteinum verðbréfasjóða sé hún miðuð við þær takmarkanir sem hér að framan eru tilgreindar og í samræmi við heildarfjárfestingarstefnu á hverjum tíma.

[1] Tilgangur þessa ákvæðis er að gerð sé skýr grein fyrir rekstri (tekjum og gjöldum) þjónustueininga sem ákvæðið tekur til. Ákvæðið á ekki við um að gerður sé sérstakur endurskoðaður ársreikningur vegna þeirra og rekstraryfirlit í skýringum gæti dugað til.

II. Kafli – Ársreikningur, endurskoðun og aðrar fjárhagslegar upplýsingar

12. gr. Reikningsskil

Reikningsskil eiga að gefa glögga mynd af rekstri og efnahag.

Reikningsár er almanaksárið.

13. gr. Flokkun í reikningsskilum

Í reikningsskilum á að gera greinarmun á rekstri annars vegar og bótum, styrkjum og framlögum hins vegar og starfsemi þeirra skipt þannig eftir því sem við á:

Félagssjóður – sjóður sem myndaður er af félagsgjöldum skv. ákvæðum kjarasamninga og laga.
Sambandssjóður – aðalsjóður landssambands sem myndaður er af skatttekjum frá aðildarfélögum þess.
Vinnudeilusjóður – sjóður sem myndaður er af árlegu framlagi frá félagssjóði, hluta af tekjuafgangi félagssjóðs eða sem hlutfall af félagsgjaldi samkvæmt félagslögum.
Fræðslusjóður – sjóður sem myndaður er af hlutfallslegu framlagi af félagsgjaldi, samkvæmt félagslögum, eða með framlagi sem ákveðið er af aðalfundi á hverju ári.
Sjúkrasjóður – sjóður sem myndaður er af iðgjöldum sem greidd eru sem hlutfall af launum í samtryggingarsjóð með samningsbundnum hætti af atvinnurekendum, eða sem hluti af félagsgjaldi hvort heldur um er að ræða tímabundið eða varanlegt framlag. Sjúkrasjóður getur haft sértekjur samkvæmt samþykktum.
Orlofssjóður – sjóður sem myndaður er af iðgjaldi sem er greitt sem hlutfall af launum í sameiginlegan fjárfestingar–, rekstrar-, eða styrktarsjóð til að auðvelda töku orlofs fyrir greiðendur og fjölskyldur þeirra, eða sem hluti af félagsgjaldi hvort heldur um er að ræða tímabundið eða varanlegt framlag. Orlofssjóður getur haft sértekjur vegna endurgjalds af orlofsaðstöðu.
Stofnanir, fyrirtæki og aðrar rekstrareiningar sem eru reknar sem fjárhagslega sjálfstæðar einingar, að hálfu eða meirihluta í eigu verkalýðsfélags / landssambands innan ASÍ. Beitt skal hlutdeildaruppgjöri ef eignarhlutur eru verulegur þ.e. 20-50%.

14. gr. Fasteignir

Fasteign sem er í eigu einstakra rekstrareininga ber að færa í efnahagsreikning þeirrar rekstrareiningar. Að sama skapi er gjaldfærsla færð meðal afskrifta hjá viðkomandi rekstrareiningu.

Ef eign einstakrar rekstrareiningar í fasteign er umfram það sem hún þarf til skilgreindrar starfsemi sinnar, ber að gera leigusamning við aðrar þær rekstrareiningar sem nýta viðkomandi eign, eða óskyldan aðila sem nýtir eignina.

Ef leigutaki er skyldur rekstraraðili, er gerður við hann leigusamningur samkvæmt óskum hans og þörfum og innheimt leiga (svokölluð innri leiga) í samræmi við raunverulegan kostnað sem viðkomandi fjárfesting ber með sér, þ.e. fjármagnskostnað vegna viðkomandi fasteignar, afskriftir, skatta og tryggingar, viðhaldskostnað fasteignar og lóðar, auk eðlilegrar þóknunar til eignaraðila fyrir umsýslu.

Greiði skyldur rekstraraðili kaupverð að hluta eða að öllu leyti með skuldaviðurkenningu, ber að miða við að hún lúti eigi lakari ávöxtunarkröfu en lán sjóðfélaga frá lífeyrissjóði viðkomandi félags gera.

15. gr. Lausafjármunir — eignfærsla á áhöldum og tækjum og leiga

Kaup á smááhöldum skulu gjaldfærð á viðkomandi rekstrareiningar í samræmi við almenna reikningsskilavenju.

Afskriftartími lausafjármuna tekur mið af góðri reikningsskilavenju.

16. gr. Ársreikningar

Stjórn og framkvæmdastjóri semja ársreikning og samstæðureikning fyrir hvert reikningsár. Meginniðurstöður ársreiknings skulu liggja frammi í starfsstöð og vera aðgengilegar félagsmönnum fyrir og að loknum aðalfundi.

Ársreikningur og samstæðureikningur gefi glögga mynd af fjárhagsstöðu og breytingu á hreinni eign og vera í samræmi við lög, reglur og góða reikningsskilavenju.

Ársreikningur geymi rekstrarreikning, efnahagsreikning, yfirlit um sjóðstreymi, skýringar, ásamt áritun stjórnar og löggilts endurskoðenda. Þannig ársreikning ber að semja fyrir hverja rekstrareiningu fyrir sig og/ eða tilgreina rekstrarafkomu hverrar starfsdeildar í skýringum með ársreikningum.

Samstæðureikningur fyrir aðildarsamtök í heild og fyrirtæki þess sem hafa sjálfstætt reikningshald geri grein fyrir samanlögðum eignum og skuldum, tekjum og gjöldum félagasamstæðunnar í heild, niðurbrotið á hverja rekstrareiningu. Hann sýni innbyrðis viðskipti einstakra rekstrareininga í millireikningi.

Árs- og samstæðureikninga fyrir hvert reikningsár ber að leggja árlega fram til samþykktar á aðalfundi. Ef landssamband heldur ekki aðalfund, ber árlega að leggja fram samstæðureikning eða ársreikning á sambandsstjórnarfundi, undirritaðan af stjórn sambandsins, framkvæmdastjóra og endurskoðanda þess.

Hafi einstakir stjórnarmenn eða framkvæmdastjóri athugasemdir eða fyrirvara gegn ársreikningi, ber þeim að gera formlega grein fyrir því í áritun sinni.

17. gr. Skýringar í ársreikningi

Í skýringum með ársreikningi sem lagður er fram á aðalfundi ber m.a. að gera grein fyrir þeim reikningsskilaaðferðum sem beitt er við gerð ársreikningsins og öðrum þeim atriðum sem nauðsynleg eru við mat á afkomu og fjárhagsstöðu, þar með talið yfirlit um fjárhagslegar skuldbindingar.

Ef hluti af tekjum félagssjóðs er endurgreiddur t.d. vegna þess að lög félagsins kveða á um hámarksiðgjald skal gera grein fyrir því í skýringum þannig að fram komi hverjar tekjurnar eru fyrir endurgreiðslu og heildarupphæð endurgreiðslnanna.

Ef tekjur félagssjóðs ráðast af fastri krónutöl á félagsmann skal gera grein fyrir því í skýringum með ársreikningi þannig að fram komi upphæð iðgjaldsins á mann. Ef félagið innheimtir mismunandi upphæð eftir hópum innan félagsins skal gera sérstaklega grein fyrir því og reikna út vegið meðal krónutöluiðgjald félagsins.

18. gr. Skýrsla stjórnar

Í skýrslu stjórnar komi fram yfirlit um starfsemi á árinu, svo og upplýsingar um atriði sem eru mikilvæg við mat á fjárhagslegri stöðu og afkomu á reikningsárinu og koma ekki fram annars staðar í ársreikningnum.

Skýrsla stjórnar veiti yfirlit um fjölda iðgjaldagreiðenda á árinu, m.a. fjölda félagsmanna sem að jafnaði greiða iðgjöld með reglubundnum hætti, fjölda lífeyrisþega og annarra er hafa réttindi í félaginu, en greiða ekki iðgjöld. Fjölda starfsmanna, heildarfjárhæð launa, þóknana eða annarra greiðslna til starfsmanna, stjórnar og annarra.

19. gr. Endurskoðun

Endurskoðun ber að framkvæma af löggiltum endurskoðanda eða endurskoðunarfélagi í samræmi við góða endurskoðunarvenju sem í gildi er á hverjum tíma.

Um tengsl endurskoðanda og félags vísast til laga um um löggilta endurskoðendur eins og þau eru á hverjum tíma, nú lög nr. 79/2008.

Telji stjórn, trúnaðarráð eða aðalfundur þörf á rekstrarráðgjöf, úttekt á rekstri eða starfsemi ber að fela öðrum þá framkvæmd en löggiltum endurskoðanda aðildarsamtakanna eða því fyrirtæki sem hann starfar fyrir enda sé um umfangs meiri og stærri úttektir að ræða.

Um endurskoðun hjá félagi gilda ákvæði laga um ársreikninga, nú lög nr. 3/2006 eftir því sem við á.

Verði endurskoðandi var við verulega ágalla í rekstri eða atriði er varða iðgjaldainnheimtu þess, greiðslutryggingar, getu til þess að standa undir skuldbindingum samkvæmt eigin lögum eða reglugerðum, meðferð fjármuna eða önnur atriði sem veikt geta fjárhagsstöðu, ber honum þegar í stað að gera stjórn viðvart. Það sama á við ef hann hefur ástæðu til að ætla að lög sem fjalla um bókhald og ársreikninga eða reglugerðir er byggja á þeim lögum, eða eigin lög eða reglugerðir sem starfsemin byggir á hafi verið brotin. Ábendingar og athugasemdir, sem endurskoðendur eða skoðunarmenn vilja koma á framfæri við stjórn eða framkvæmdastjóra, skal skrá í sérstaka endurskoðunarbók eða færa fram skriflega á annan hátt. Stjórnin skal varðveita gögn þessi á öruggan hátt.

Ákvæði þetta brýtur ekki í bága við þagnarskyldu endurskoðanda.

20. gr. Skoðunarmenn reikninga

Ef ákvæði er í eigin lögum eða reglum um skoðunarmenn ársreikninga eru reikningarnir lagðir fyrir þá ásamt endurskoðunarskýrslu löggilts endurskoðanda til skoðunar og undirritunar áður en stjórn áritar reikninginn. Með áritun sinni á ársreikning skulu skoðunarmenn staðfesta að þeir hafi yfirfarið hann. Þar skal koma fram að eignir þær og skuldir, sem tilgreindar eru í efnahagsreikningi, séu fyrir hendi og að breytingar á eigin fé séu í samræmi við bókhaldið. Þá skulu skoðunarmenn ganga úr skugga um að á reikningsárinu hafi verið farið eftir ákvörðunum félagsfunda og stjórnar um öflun, ráðstöfun og ávöxtun fjármuna og önnur atriði í rekstrinum. Telji skoðunarmaður að svo hafi ekki verið skal hann árita ársreikninginn með viðeigandi athugasemdum. Um skyldur þeirra fer að öðru leyti eftir bókhaldslögum.

21. gr. Skilaskylda til ASÍ

Fyrir lok maímánaðar skulu aðildarsamtökin senda skrifstofu ASÍ ársreikninga sína og sjóða í vörslu þeirra næsta ár á undan, áritaða af löggiltum endurskoðendum í samræmi við góða endurskoðunarvenju.

22. gr. Gildistaka og heimild

Reglugerð þessi er sett af miðstjórn skv. heimild í 4.mgr. 47.gr. laga ASÍ og gilda í fyrsta sinn um bókhald og ársreikninga aðildarsamtaka ASÍ vegna reikningsársins 2016.

Þannig samþykkt á fundi miðstjórnar ASÍ 17.2 2016 eftir kynningu á formannafundi ASÍ 28.10 2015 og umsagnarferli innan aðildarsamtakanna.